sábado, 29 de agosto de 2009
vision
Se hara un mejoramiento continuo de la atencion y la calidad de nuestro servicio y se tratara de innovar con nuevos estilos que llamen la atencion del cliente como tal y con eso se mejoren las ventas, pero eso se lograra con respeto de los empleados;tambien sera un lugar donde los clientes sesientan a gusto con el trato recibido.
lunes, 24 de agosto de 2009
primer trabajo con la profesora alba
NORMAS DE BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA PARA LA INDUSTRIA DEL COSMÉTICO EN LA COMUNIDAD ANDINA
* PERSONAL
Cada empresa debe tener personal con los conocimientos, experiencia, competencia y motivación que su puesto requiere.
1. El personal debe tener la educación, capacitación y experiencia o combinación de éstas, que le permitan el buen desempeño de las tareas asignadas.
2. Es necesario que el personal responsable o de gestión esté contratado a tiempo completo o por el tiempo en que la empresa se encuentre produciendo.
3. Es esencial identificar las necesidades de capacitación del personal, cualquiera sea su nivel dentro de la jerarquía de la empresa, y diseñar planes adecuados para alcanzar los propósitos de la capacitación.
4. Los cursos de entrenamiento pueden ser realizados por la misma empresa o por empresas externas especializadas, de acuerdo a sus recursos.
5. Tomando en cuenta el conocimiento técnico y la experiencia de una sección de personal determinada, se deben redactar e implantar cursos de capacitación adaptados a sus trabajos y responsabilidades. En consecuencia, es fundamental que el personal clave y el de fabricación reciba una capacitación completa en cuanto a los métodos y nivel de competencia requeridos para llevar a cabo diferentes operaciones (pesada, mezclado, mantenimiento, prácticas de higiene industrial, fabricación, verificación, entre otras).
6. El programa de capacitación debe ser objeto de revisiones y seguimientos periódicos.
7. Todo el personal debe saber leer y escribir el idioma castellano.
* ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional debe estar claramente definida, a los efectos de comprender la organización y el funcionamiento de la compañía. Cada empleado debe conocer su responsabilidad y encontrar un lugar definido en la estructura.
La empresa debe poder contar con recursos adecuados y apropiados en cuanto a personal, instalaciones, equipos y maquinarias.
1. El responsable de control de calidad será independiente en sus competencias del responsable de producción.
2. Las empresas cosméticas deberán tener una organización adecuada, la cual deberá ser demostrada a través de organigramas generales, donde se contemple su estructura jerárquica.
3. Toda empresa dedicada a la manufactura de productos cosméticos debe contar con los servicios de un director técnico, quien será un profesional idóneo para el desempeño de sus funciones. Las legislaciones nacionales podrán definir profesiones específicas para el desempeño de este cargo.
* SANEAMIENTO E HIGIENE
La empresa deberá mantener los ambientes, equipos, máquinas e instrumentos, así como materias primas, componentes, graneles y productos terminados, en buenas condiciones de higiene.
El personal debe respetar prácticas de higiene y seguir las instrucciones de la empresa sobre cómo trabajar.
1. Todo el personal, antes de ser contratado y durante el tiempo de empleo, debe someterse a exámenes médicos, para garantizar un apropiado estado de salud que no ponga en riesgo de contaminación los productos en ninguna fase del proceso.
2. Cualquier afección en la piel será causal de separación temporal del trabajador del area de producción.
3. Debe evitarse el contacto directo de las manos del operario con materias primas y productos intermedios o a granel, durante las operaciones de fabricación o envasado.
4. La organización de la producción debe prevenir riesgos de agua estancada, polvo en la atmósfera, presencia de insectos u otros animales.
5. Los equipos de llenado y empaque deben ser limpiados y desinfectados de acuerdo a su diseño y uso.
6. Los productos de limpieza deben estar claramente identificados, para que nunca entren en contacto con los cosméticos.
7. Toda empresa dedicada a la elaboración de productos cosméticos, deberá contar con los elementos necesarios para la administración de primeros auxilios al personal que los necesite.
8. La empresa tendrá en funcionamiento un programa de limpieza; se verificará periódicamente el cumplimiento del mismo y se llevará un registro con las observaciones a que haya lugar.
9. La empresa aplicará un programa de fumigación y eliminación de roedores, llevando un registro de su cumplimiento.
En dichos programas deberán quedar claramente expresadas las medidas a tomar que prevengan la contaminación de equipos, instalaciones, materias primas, materiales, productos intermedios, productos en proceso y productos terminados.
* EQUIPOS, ACCESORIOS Y UTENSILIOS
La maquinaria de la producción debe ser diseñada, instalada y mantenida de acuerdo a sus propósitos, sin poner en riesgo la calidad del producto. Asimismo, deberá ubicarse teniendo en cuenta los desplazamientos y ser limpiada de acuerdo a procesos definidos.
1. Las maquinarias y equipos se instalarán en ambientes lo suficientemente amplios, que permitan el flujo del personal y materiales y que minimicen las posibilidades de confusión y contaminación.
2. El material de los equipos, accesorios y utensilios no debe ser reactivo, adicionante, ni absorbente, con las materias primas o con cualquier otro producto utilizado en la fabricación que se ponga en su contacto. Dicho material debe reunir características sanitarias tales como ser inalterable, de paredes lisas, que no presenten fisuras o rugosidades capaces de albergar restos que generen contaminaciones microbianas o de otro tipo.
3. Toda maquinaria o equipo que lo requiera debe someterse a programas de mantenimiento y verificación periódica a los efectos que éstos sirvan realmente a los propósitos para los que están destinados.
4. Para los equipos de pesada e instrumentos de medición se debe realizar una calibración periódica.
5. Los equipos deben ser sanitizados periódicamente poniendo especial énfasis en la limpieza de llaves de paso, bombas, codos de tuberías, empalmes y demás, para evitar que sean focos de concentración de materias contaminables por flora microbiana o restos de producciones anteriores.
6. Los informes de limpieza, mantenimiento y utilización de los equipos, fechados y firmados por los responsables, formarán parte de la documentación del lote elaborado.
7. En los casos en que el equipo origine ruido o calor excesivos, se tomarán las precauciones necesarias para la protección de los operarios.
* MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Las máquinas e instalaciones deben mantenerse en buenas condiciones de operación, de acuerdo a programas preestablecidos por departamentos competentes de la empresa o bien por cumplimiento de un contrato de mantenimiento. Debe existir un registro de todas las operaciones de mantenimiento llevadas a cabo en los equipos.
1. Las fuentes de los distintos tipos de agua deben ser mantenidas en condiciones apropiadas para que provean la calidad requerida, según el destino de cada una de ellas (desionizada, ablandada, purificada, estéril u otra).
2. Los equipos de producción de agua deben garantizar su calidad y la conformidad del producto terminado. Debe poder procederse a sistemas de desinfección, de conformidad a sistemas bien definidos.
3. Las tuberías deben construirse de manera de evitar la corrosión, riesgos de contaminación y estancamiento.
4. Los materiales deben ser elegidos de manera que la calidad del agua no se vea afectada. Asimismo, deben poder identificarse las tuberías de agua caliente, fría, desmineralizada y vapor. La calidad química y microbiológica debe ser monitoreada regularmente de acuerdo a procedimientos escritos, y cualquier anomalía debe ser seguida de una acción correctiva.
5. El aire comprimido de producción central o no, debe ser utilizado bajo permanente vigilancia para evitar contaminación con partículas materiales o microbianas, más allá de los niveles aceptados.
6. Los filtros de aire deben estar bajo control en su limpieza y en su eficiencia, según las especificaciones de cada área en particular.
7. Deben existir también instrucciones escritas referidas a la atención de los distintos servicios: electricidad, agua, vapor, gas, aire comprimido, vacío, calefacción y otros.
8. Deben existir programas de prevención de incendios y lucha contra el fuego, propios de la empresa o de acuerdo a la legislación vigente en el país.
9. La empresa deberá contar con programas para el tratamiento de efluentes, cuando corresponda, propios o de acuerdo a la legislación de su país.
10.La empresa deberá mantener programas de emergencia debidos a escapes tóxicos o por cualquier otra circunstancia, propios de la empresa o exigidos por la reglamentación legal de cada país.
* ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Los materiales, así como también el producto terminado, debe ser guardado en condiciones apropiadas a su naturaleza, de manera de garantizar una eficiente identificación del lote, así como una correcta rotación.
1. Debe existir un sistema confiable que evite el uso del material rechazado, así como del material que aún no ha sido controlado.
2. Para el caso de almacenamiento de graneles, deben establecerse procedimientos específicos.
3. Deben existir procedimientos para el despacho de manera de asegurar que la calidad del producto no se vea alterada.
4. Antes de colocar el producto en el mercado debe asegurarse que cumple los estándares previamente fijados.
5. La confiabilidad del almacenamiento y la distribución depende del método utilizado. El método depende, a su vez, de la naturaleza del producto, el sistema de calidad de la empresa y el tipo de producción.
* MANEJO DE INSUMOS
La recepción de materiales para la producción debe seguir procedimientos establecidos, cada despacho debe ser registrado y verificada su conformidad. Deben establecerse procedimientos internos sobre la identificación, transporte de materias primas y material de empaque.
1. Los registros deben contener información que permitan la identificación del producto. Entre los datos que deben consignarse figuran los siguientes:
a) Nombre comercial en el remito y en los contenedores.
b) Nombre dado al producto en la firma misma (por ejemplo, un código), si este nombre es diferente del dado por el proveedor.
c) Fecha de recepción.
d) Nombre del proveedor y número del lote.
e) Cantidad total y número de contenedores recibidos.
2.El muestreo debe ser efectuado por personal competente, asegurando que el mismo sea representativo del lote enviado.
3.En la pesada, las materias primas y otros insumos deben ser identificados y cuantificados acorde con la fórmula del producto a elaborar.
4.Debe pesarse en recipientes limpios, balanzas verificadas documentalmente, validadas y acordes al peso a determinar, o directamente, en la cuba de elaboración.
5.Tanto en el muestreo como en la pesada deben tomarse las precauciones para evitar la contaminación cruzada y reposicionarse todos los contenedores de materia prima, para evitar cualquier riesgo o alteración de las mismas.
6. La compra o abastecimiento es una actividad esencial en el sistema de calidad, consiste en manejar recursos que vienen desde fuera de la empresa y que son claves para la manufactura. Se refiere a:
a) Compra de materias primas y componentes, así como de la maquinaria para la manufactura.
b) Contratos parciales o totales de manufactura, por ejemplo, con una empresa especializada en el tema.
7. Es esencial que las especificaciones de calidad sean establecidas en estrecha colaboración con los departamentos involucrados.
8. Las responsabilidades para las actividades principales deben ser claramente definidas, por ejemplo:
a) Establecimiento de especificaciones de materias primas, componentes, entre otros.
b) Aprobación a terceros y proveedores para asegurar la calidad.
c) Establecimiento de condiciones en la relación proveedor-consumidor (asistencias, auditorías).
d) Tener en cuenta los controles realizados por el proveedor o un tercero vinculado.
f) Establecimiento de cláusulas contractuales sobre temas diversos como: la forma de llevar a cabo las inspecciones, criterio de aceptación o rechazo, acciones a tomar en caso de no conformidad o por modificaciones, entre otros.
g) Otros requerimientos como precio, tiempos de entrega, o servicio post-venta, si fuera necesario.
9. Los documentos de compras deben contener datos describiendo claramente el producto, además debe definirse en un procedimiento, las responsabilidades concernientes a la confección de la orden de compra, el tipo de información o de requisitos a ser mencionados.
10. Las empresas podrán mantener, adicionalmente, todos sus datos en forma de registros electrónicos o en medio magnético.
11. Los responsables de control de calidad conservarán una contramuestra del insumo, hasta la consumición total del mismo en el proceso.
* PRODUCCIÓN
En cada etapa de la producción deben concebirse y llevarse efectivamente a cabo, medidas dirigidas a garantizar la seguridad de uso del producto. En todo momento debería poder identificarse la pieza de un equipo, un instrumento, una materia prima, un material de empaque, un producto de limpieza o un documento.
Cualquier sustancia diferente a una materia prima o producto a granel no debe ni puede ser reunido con los ítems anteriormente citados, con el fin de evitar la contaminación.
Las empresas podrán efectuar las operaciones de producción en su propia planta o acudir a terceros.
1. Las instrucciones relativas a la elaboración deben estar disponibles al comienzo del proceso.
2. Antes de comenzar una nueva elaboración debe controlarse que la maquinaria se encuentre limpia y en buenas condiciones de operación. Por otro lado, no deben existir elementos pertenecientes a procesos anteriores.
3. Cada producto a ser manufacturado debe ser identificado de manera que en cada etapa del proceso, cada operador pueda encontrar la referencia para llevar a cabo los controles necesarios.
4. Es esencial la posesión de una fórmula única con un modo operativo para una cantidad y máquina específica asociada al mismo.
5. Es importante precisar datos y condiciones de:
a) Maquinaria necesaria para manufacturar,
b) Fórmula única.
c) Tamaño de lote.
d) Listado de materias primas intervinientes con número de lote y cantidad pesada.
e) Modo operativo detallado: secuencias de agregado, temperatura, velocidades de agitación, tiempos, proceso de transferencia, entre otros.
6. En las operaciones de llenado y empaque:
a) La preparación: consiste en identificar los materiales de empaque y el granel.
b) Llenado y empaque: antes de comenzar debe controlarse la correcta limpieza de los equipos, así como la ausencia de materiales correspondientes al llenado y empaque anterior. Debe verificarse, además, que las instrucciones del empaque, muestreo y controles estén disponibles antes de comenzar la operación.
6. Los productos a ser empaquetados deben estar claramente etiquetados sobre la línea, para asegurar su identificación.
7. No podrán efectuarse fabricaciones de cosméticos de diferente naturaleza (sólidos, semi-sólidos, líquidos, etc.) en áreas comunes en forma simultánea, con los mismos equipos. La naturaleza de las operaciones a efectuar en la planta, depende de los tipos de cosméticos que se elaboren, algunos de los cuales presentan requerimientos específicos.
8. Toda elaboración de lote/partida se inicia con una orden de producción que es copia fiel de la “fórmula maestra” vigente y cuyos términos son de estricto cumplimiento. Si eventualmente debe introducirse alguna modificación (materias primas, cantidades, técnicas, entre otros), la misma debe ser previamente aprobada por la dirección técnica, y debe quedar consignada en la orden de producción respectiva, con la justificación correspondiente y firma de los mismos responsables.
* Producción y Análisis por Contrato
Sea cual fuere el tipo de contrato, bien sea para el control de calidad, la fabricación total o parcial de un producto a granel, el llenado y empacado parcial o total de un producto, todas las operaciones de contratación se deben definir adecuadamente, a fin de obtener un producto de calidad conforme a los estándares. Para tal efecto, se debe hacer un convenio entre el contratante y el contratista para establecer la responsabilidad de cada una de las partes.
1. Es responsabilidad del contratante, evaluar la capacidad del contratista para llevar a cabo las operaciones adecuadas y asegurarse de que disponga, de los medios en su compañía (personal, instalaciones, maquinaria, aseguramiento de la calidad, entre otros). Si este es el caso, el contratante debe dar al contratista toda la información requerida, por ejemplo a través de un contrato escrito con detalles de las respectivas responsabilidades en las etapas pertinentes de la fabricación o el control de calidad.
2. El contratista debe respetar las condiciones y los términos formales preestablecidos. Debe prestar atención especial a los requerimientos técnicos que se han acordado. Debe facilitar todas las revisiones y auditorías que pueda requerir el contratante.
* GARANTÍA DE CALIDAD
* Operaciones de Control de Calidad
Por operaciones de control de calidad se entienden todas aquellas operaciones que se realizan durante la fabricación con miras al monitoreo del cumplimiento con la calidad.
1. Es responsabilidad del personal de laboratorio el control de los bienes que se reciben, tanto como el control de los productos terminados.
2. Es responsabilidad del personal de fabricación, el control en el proceso.
3. Tanto los laboratorios como el personal de fabricación, deben disponer de la siguiente información:
a) Especificaciones.
b) Procedimiento de muestreo.
c) Métodos de inspección y pruebas.
d) Límites de aceptación.
4. En lo que se refiere a la fabricación, se deben llevar a cabo controles como los siguientes:
a) Identificación (número de código interno, nombre comercial).
b) Número de lote y fecha.
5. Los resultados obtenidos se deben refrendar, emplear y registrar. Estos registros deben tener como mínimo la siguiente información:
a) Resultado de inspecciones, mediciones y chequeos, al igual que las observaciones de parte del personal que lleva a cabo las operaciones.
b) En el caso específico de aprobación, debe establecerse claramente la situación de rechazado, aprobado o pendiente.
c) Se puede utilizar cualquier tipo de sistema de registro, siempre y cuando los documentos puedan consultarse rápidamente, así como reproducirse y mantenerse en buenas condiciones.
6. Se deben guardar suficientes cantidades de muestras de cada lote usado, para permitir análisis completos; la misma condición se aplica a cada lote de productos terminados, que deben mantenerse en su empaque.
7. Las muestras identificadas deben almacenarse en áreas de acceso restringido, diseñadas especialmente para tal fin.
8. Para lograr un efectivo control de calidad en la fabricación, una empresa debe, entre otras cosas, ser capaz de reclutar personal con el conocimiento, la experiencia, la competencia y la motivación necesarias.
9. Es primordial identificar las necesidades de entrenamiento de personal en calidad, a cualquier nivel de la jerarquía y diseñar un plan de entrenamiento.
10. Teniendo en cuenta la habilidad y la experiencia de una sección del personal, se deben diseñar e implementar cursos de entrenamiento adaptados a sus trabajos y responsabilidades. En consecuencia, por ejemplo, el entrenamiento completo es esencial para todo el personal clave y el personal de fabricación, en relación con los métodos y la capacidad requerida para llevar a cabo diferentes operaciones (por ejemplo, el pesado, la mezcla, mantenimiento, higiene industrial, fabricación, chequeos en línea, entre otros).
* Sistema de Gestión de Calidad
Para alcanzar los objetivos que se ha fijado una compañía, ésta debe diseñar, establecer y mantener un sistema de calidad, el cual es adaptado a sus actividades y a la naturaleza de sus productos.
A nivel de producción, consta de un sistema completo incluyendo la estructura organizacional, las responsabilidades, los recursos disponibles, los procedimientos y los procesos, con el fin de implementar la gestión de calidad.
1. Se debe definir claramente la estructura organizacional, con el fin de entender la organización y el funcionamiento de la compañía.
2. Cada miembro del personal debe conocer sus responsabilidades y sus tareas específicas y debe ser capaz de encontrar su lugar dentro de la estructura.
3. La compañía debe poder depender de recursos adecuados y apropiados en cuanto a personal, a instalaciones y a maquinaria se refiere.
4. Cada empresa, de acuerdo al monto y diversidad de su producción, debe establecer una estructura organizacional y emplear al personal adecuado en los diferentes campos de actividad; ellos deben ser personas cuyo conocimiento, experiencia, competencia y motivación se adapten a las tareas y a las responsabilidades asignadas.
5. Las instalaciones se deben diseñar, construir o adaptar y mantener para satisfacer las condiciones exigidas por las actividades para las cuales fueron creadas. En particular la iluminación, temperatura, humedad y ventilación no deben afectar directa o indirectamente la calidad de los productos durante su fabricación o almacenamiento.
6. El equipo y la maquinaria deben ser colocados de forma que la movilización de materiales, la maquinaria y la gente no constituyan un posible riesgo para la calidad.
7. El mantenimiento del equipo y de la maquinaria se debe efectuar en forma eficiente para que puedan cumplir de forma efectiva el fin para el cual se crearon.
8. Cada compañía debe establecer su propio sistema de procedimientos e instrucciones de fabricación, teniendo en mente la naturaleza de su producción y la estructura organizacional que ha adoptado.
9. Los procesos utilizados en la fabricación deben ser perfeccionados previamente, antes de colocar cualquier producto en el mercado.
10. Se debe tener cuidado para que estos procesos sean implementados en condiciones controladas apropiadamente.
* Auditoría de Calidad
Las auditorías se deben efectuar de manera detallada e independiente, regularmente o cuando se soliciten, y las deben llevar a cabo personas competentes especialmente designadas. Estas auditorías pueden tener lugar bien en el sitio, o bien sea fuera del sitio de producción, en el punto de fabricación o de ubicación de los proveedores o los subcontratistas. Deben referirse al sistema de calidad en general.
* DOCUMENTACIÓN, ARCHIVO Y BIBLIOTECA
Los documentos son indispensables para evitar errores provenientes de la comunicación verbal. La administración de estos documentos debe seguir un procedimiento donde se indique:
– Persona responsable de la emisión.
– Persona(s) a la que va dirigido.
– Lugar y sistema de archivo de la documentación.
Si hubiera modificaciones en los procedimientos, deben mencionarse los motivos y la fecha de realización de dichas modificaciones.
1. La empresa debe poseer documentación acerca de los procedimientos de:
a) Muestreo de materias primas y materiales de empaque.
b) Procesos de manufactura como métodos de llenado y empaque; métodos de inspección de máquinas y equipos.
c) Limpieza y desinfección de máquinas utilizadas durante la manufactura.
d) Acciones a llevar a cabo antes de comenzar una operación de producción.
e) Medidas a tomar y métodos a seguir en caso de no conformidad de materias primas, componentes, graneles, productos terminados.
f) Calibración de instrumentos de medición.
g) Reclamos.
3. Para una manufactura adecuada, es esencial mantener reglas documentadas y precisas para todas las operaciones. Estas deberían ofrecer una descripción detallada de las operaciones para elaborar un cierto producto.
4. Deben establecerse reglas de procesamiento y envasado para cada producto o grupo de productos.
5. Las especificaciones deben describir los requerimientos que deben cumplir las materias primas, materiales de empaque, graneles, semi-terminados y productos terminados.
6. Las especificaciones deben precisar los siguientes detalles:
a) Número interno o identificación adoptada por la compañía.
b) Requerimientos cualitativos (químicos, físicos, microbiológicos) y cuantitativos para la aceptación.
c) Fecha posibles controles.
d) Referencia de métodos utilizados.
7. Ante un incidente de calidad, debe poder llevarse a cabo una investigación eficiente. Para ello es esencial registrar los datos de procesos y empaque de cada lote.
8. El desarrollo de un sistema de asociación entre los documentos establecidos, concernientes a las diferentes operaciones de manufactura, así como las operaciones de control ligadas a todos los diferentes materiales, debería permitir el rastreo del lote.
9. Se deben realizar operaciones de registro y supervisión en cada fase de producción. Estas operaciones pueden consistir en:
a) Las mediciones y pruebas realizadas durante la fabricación y el empaquetado.
b) Los datos obtenidos de los equipos automatizados de procesamiento y verificación.
c) Los comentarios y observaciones que el personal de procesamiento y empaquetado formule durante la producción.
10. Los documentos pueden conservarse juntos en un mismo lugar o en los distintos departamentos pertinentes, para fines de consulta.
11. Las empresas podrán tener registros electrónicos, medios magnéticos u otro, como medio y sistema de documentación.
12. La empresas mantendrán la documentación legalmente exigible, por la legislación de cada País Miembro.
13. Los procedimientos los fija la empresa en función de la naturaleza de su producción y de su estructura organizacional. Los mismos deben describir detalladamente, operaciones, precauciones y medidas a aplicar en las diferentes actividades productivas.
* EDIFICACIONES E INSTALACIONES
La construcción, adecuación y el mantenimiento deben ser acordes a las necesidades propias de la actividad. La iluminación, temperatura, humedad, ventilación, no deben afectar directa o indirectamente la calidad del producto, durante su manufactura o puesta en stock.
1. Los locales deben estar limpios y ordenados.
2. En las áreas de producción no debe haber personas ajenas a las mismas.
3. Las plantas cosméticas deben disponer de áreas específicas y separadas para las diferentes actividades que se realizan en ellas, a saber:
– Fabricación
– Acondicionamiento y empaque
– Control de calidad
– Almacenes y despachos
4. Las áreas destinadas a la elaboración de cosméticos se dedicarán exclusivamente a dicho fin. Podrán contemplarse excepciones para productos afines, previa autorización de la autoridad sanitaria competente.
5. Los drenajes deben tener un tamaño adecuado y estar directamente conectados a los ductos de desagüe impidiendo el retrosifonaje con los elementos necesarios. Además, los drenajes deben estar convenientemente protegidos, especialmente aquellos ubicados en las áreas de fabricación.
6. Deberá garantizarse el adecuado manejo de los desechos de acuerdo con las normas de control ambiental.
7. Tanto los vestuarios como los baños deben estar instalados cerca de las zonas de trabajo, convenientemente separados de las áreas de manufactura. Serán exclusivamente destinados al aseo y cambio de ropa del personal. Estarán adecuadamente ventilados y dotados de los servicios necesarios.
8. Todas las áreas donde exista peligro de contaminación por contacto o proyección de líquidos, deberán contar con instalaciones de duchas y piletas lava ojos, para el inmediato tratamiento de accidentes del personal.
9. Según el grado de contaminación a que sean susceptibles las áreas de producción, se clasifican en dos grandes grupos:
Zonas Negras: salas de entrada y de recepción, vestuarios y baños, talleres de mantenimiento, comedor, almacenes y oficinas.
Zonas Grises: Areas de fabricación y de envase.
Tal calificación se establece a efectos de extremar las precauciones para evitar la contaminación de productos, siendo las zonas grises las de mayor exigencia en la aplicación de medidas de reducción del riesgo sanitario.
* PERSONAL
Cada empresa debe tener personal con los conocimientos, experiencia, competencia y motivación que su puesto requiere.
1. El personal debe tener la educación, capacitación y experiencia o combinación de éstas, que le permitan el buen desempeño de las tareas asignadas.
2. Es necesario que el personal responsable o de gestión esté contratado a tiempo completo o por el tiempo en que la empresa se encuentre produciendo.
3. Es esencial identificar las necesidades de capacitación del personal, cualquiera sea su nivel dentro de la jerarquía de la empresa, y diseñar planes adecuados para alcanzar los propósitos de la capacitación.
4. Los cursos de entrenamiento pueden ser realizados por la misma empresa o por empresas externas especializadas, de acuerdo a sus recursos.
5. Tomando en cuenta el conocimiento técnico y la experiencia de una sección de personal determinada, se deben redactar e implantar cursos de capacitación adaptados a sus trabajos y responsabilidades. En consecuencia, es fundamental que el personal clave y el de fabricación reciba una capacitación completa en cuanto a los métodos y nivel de competencia requeridos para llevar a cabo diferentes operaciones (pesada, mezclado, mantenimiento, prácticas de higiene industrial, fabricación, verificación, entre otras).
6. El programa de capacitación debe ser objeto de revisiones y seguimientos periódicos.
7. Todo el personal debe saber leer y escribir el idioma castellano.
* ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional debe estar claramente definida, a los efectos de comprender la organización y el funcionamiento de la compañía. Cada empleado debe conocer su responsabilidad y encontrar un lugar definido en la estructura.
La empresa debe poder contar con recursos adecuados y apropiados en cuanto a personal, instalaciones, equipos y maquinarias.
1. El responsable de control de calidad será independiente en sus competencias del responsable de producción.
2. Las empresas cosméticas deberán tener una organización adecuada, la cual deberá ser demostrada a través de organigramas generales, donde se contemple su estructura jerárquica.
3. Toda empresa dedicada a la manufactura de productos cosméticos debe contar con los servicios de un director técnico, quien será un profesional idóneo para el desempeño de sus funciones. Las legislaciones nacionales podrán definir profesiones específicas para el desempeño de este cargo.
* SANEAMIENTO E HIGIENE
La empresa deberá mantener los ambientes, equipos, máquinas e instrumentos, así como materias primas, componentes, graneles y productos terminados, en buenas condiciones de higiene.
El personal debe respetar prácticas de higiene y seguir las instrucciones de la empresa sobre cómo trabajar.
1. Todo el personal, antes de ser contratado y durante el tiempo de empleo, debe someterse a exámenes médicos, para garantizar un apropiado estado de salud que no ponga en riesgo de contaminación los productos en ninguna fase del proceso.
2. Cualquier afección en la piel será causal de separación temporal del trabajador del area de producción.
3. Debe evitarse el contacto directo de las manos del operario con materias primas y productos intermedios o a granel, durante las operaciones de fabricación o envasado.
4. La organización de la producción debe prevenir riesgos de agua estancada, polvo en la atmósfera, presencia de insectos u otros animales.
5. Los equipos de llenado y empaque deben ser limpiados y desinfectados de acuerdo a su diseño y uso.
6. Los productos de limpieza deben estar claramente identificados, para que nunca entren en contacto con los cosméticos.
7. Toda empresa dedicada a la elaboración de productos cosméticos, deberá contar con los elementos necesarios para la administración de primeros auxilios al personal que los necesite.
8. La empresa tendrá en funcionamiento un programa de limpieza; se verificará periódicamente el cumplimiento del mismo y se llevará un registro con las observaciones a que haya lugar.
9. La empresa aplicará un programa de fumigación y eliminación de roedores, llevando un registro de su cumplimiento.
En dichos programas deberán quedar claramente expresadas las medidas a tomar que prevengan la contaminación de equipos, instalaciones, materias primas, materiales, productos intermedios, productos en proceso y productos terminados.
* EQUIPOS, ACCESORIOS Y UTENSILIOS
La maquinaria de la producción debe ser diseñada, instalada y mantenida de acuerdo a sus propósitos, sin poner en riesgo la calidad del producto. Asimismo, deberá ubicarse teniendo en cuenta los desplazamientos y ser limpiada de acuerdo a procesos definidos.
1. Las maquinarias y equipos se instalarán en ambientes lo suficientemente amplios, que permitan el flujo del personal y materiales y que minimicen las posibilidades de confusión y contaminación.
2. El material de los equipos, accesorios y utensilios no debe ser reactivo, adicionante, ni absorbente, con las materias primas o con cualquier otro producto utilizado en la fabricación que se ponga en su contacto. Dicho material debe reunir características sanitarias tales como ser inalterable, de paredes lisas, que no presenten fisuras o rugosidades capaces de albergar restos que generen contaminaciones microbianas o de otro tipo.
3. Toda maquinaria o equipo que lo requiera debe someterse a programas de mantenimiento y verificación periódica a los efectos que éstos sirvan realmente a los propósitos para los que están destinados.
4. Para los equipos de pesada e instrumentos de medición se debe realizar una calibración periódica.
5. Los equipos deben ser sanitizados periódicamente poniendo especial énfasis en la limpieza de llaves de paso, bombas, codos de tuberías, empalmes y demás, para evitar que sean focos de concentración de materias contaminables por flora microbiana o restos de producciones anteriores.
6. Los informes de limpieza, mantenimiento y utilización de los equipos, fechados y firmados por los responsables, formarán parte de la documentación del lote elaborado.
7. En los casos en que el equipo origine ruido o calor excesivos, se tomarán las precauciones necesarias para la protección de los operarios.
* MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Las máquinas e instalaciones deben mantenerse en buenas condiciones de operación, de acuerdo a programas preestablecidos por departamentos competentes de la empresa o bien por cumplimiento de un contrato de mantenimiento. Debe existir un registro de todas las operaciones de mantenimiento llevadas a cabo en los equipos.
1. Las fuentes de los distintos tipos de agua deben ser mantenidas en condiciones apropiadas para que provean la calidad requerida, según el destino de cada una de ellas (desionizada, ablandada, purificada, estéril u otra).
2. Los equipos de producción de agua deben garantizar su calidad y la conformidad del producto terminado. Debe poder procederse a sistemas de desinfección, de conformidad a sistemas bien definidos.
3. Las tuberías deben construirse de manera de evitar la corrosión, riesgos de contaminación y estancamiento.
4. Los materiales deben ser elegidos de manera que la calidad del agua no se vea afectada. Asimismo, deben poder identificarse las tuberías de agua caliente, fría, desmineralizada y vapor. La calidad química y microbiológica debe ser monitoreada regularmente de acuerdo a procedimientos escritos, y cualquier anomalía debe ser seguida de una acción correctiva.
5. El aire comprimido de producción central o no, debe ser utilizado bajo permanente vigilancia para evitar contaminación con partículas materiales o microbianas, más allá de los niveles aceptados.
6. Los filtros de aire deben estar bajo control en su limpieza y en su eficiencia, según las especificaciones de cada área en particular.
7. Deben existir también instrucciones escritas referidas a la atención de los distintos servicios: electricidad, agua, vapor, gas, aire comprimido, vacío, calefacción y otros.
8. Deben existir programas de prevención de incendios y lucha contra el fuego, propios de la empresa o de acuerdo a la legislación vigente en el país.
9. La empresa deberá contar con programas para el tratamiento de efluentes, cuando corresponda, propios o de acuerdo a la legislación de su país.
10.La empresa deberá mantener programas de emergencia debidos a escapes tóxicos o por cualquier otra circunstancia, propios de la empresa o exigidos por la reglamentación legal de cada país.
* ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Los materiales, así como también el producto terminado, debe ser guardado en condiciones apropiadas a su naturaleza, de manera de garantizar una eficiente identificación del lote, así como una correcta rotación.
1. Debe existir un sistema confiable que evite el uso del material rechazado, así como del material que aún no ha sido controlado.
2. Para el caso de almacenamiento de graneles, deben establecerse procedimientos específicos.
3. Deben existir procedimientos para el despacho de manera de asegurar que la calidad del producto no se vea alterada.
4. Antes de colocar el producto en el mercado debe asegurarse que cumple los estándares previamente fijados.
5. La confiabilidad del almacenamiento y la distribución depende del método utilizado. El método depende, a su vez, de la naturaleza del producto, el sistema de calidad de la empresa y el tipo de producción.
* MANEJO DE INSUMOS
La recepción de materiales para la producción debe seguir procedimientos establecidos, cada despacho debe ser registrado y verificada su conformidad. Deben establecerse procedimientos internos sobre la identificación, transporte de materias primas y material de empaque.
1. Los registros deben contener información que permitan la identificación del producto. Entre los datos que deben consignarse figuran los siguientes:
a) Nombre comercial en el remito y en los contenedores.
b) Nombre dado al producto en la firma misma (por ejemplo, un código), si este nombre es diferente del dado por el proveedor.
c) Fecha de recepción.
d) Nombre del proveedor y número del lote.
e) Cantidad total y número de contenedores recibidos.
2.El muestreo debe ser efectuado por personal competente, asegurando que el mismo sea representativo del lote enviado.
3.En la pesada, las materias primas y otros insumos deben ser identificados y cuantificados acorde con la fórmula del producto a elaborar.
4.Debe pesarse en recipientes limpios, balanzas verificadas documentalmente, validadas y acordes al peso a determinar, o directamente, en la cuba de elaboración.
5.Tanto en el muestreo como en la pesada deben tomarse las precauciones para evitar la contaminación cruzada y reposicionarse todos los contenedores de materia prima, para evitar cualquier riesgo o alteración de las mismas.
6. La compra o abastecimiento es una actividad esencial en el sistema de calidad, consiste en manejar recursos que vienen desde fuera de la empresa y que son claves para la manufactura. Se refiere a:
a) Compra de materias primas y componentes, así como de la maquinaria para la manufactura.
b) Contratos parciales o totales de manufactura, por ejemplo, con una empresa especializada en el tema.
7. Es esencial que las especificaciones de calidad sean establecidas en estrecha colaboración con los departamentos involucrados.
8. Las responsabilidades para las actividades principales deben ser claramente definidas, por ejemplo:
a) Establecimiento de especificaciones de materias primas, componentes, entre otros.
b) Aprobación a terceros y proveedores para asegurar la calidad.
c) Establecimiento de condiciones en la relación proveedor-consumidor (asistencias, auditorías).
d) Tener en cuenta los controles realizados por el proveedor o un tercero vinculado.
f) Establecimiento de cláusulas contractuales sobre temas diversos como: la forma de llevar a cabo las inspecciones, criterio de aceptación o rechazo, acciones a tomar en caso de no conformidad o por modificaciones, entre otros.
g) Otros requerimientos como precio, tiempos de entrega, o servicio post-venta, si fuera necesario.
9. Los documentos de compras deben contener datos describiendo claramente el producto, además debe definirse en un procedimiento, las responsabilidades concernientes a la confección de la orden de compra, el tipo de información o de requisitos a ser mencionados.
10. Las empresas podrán mantener, adicionalmente, todos sus datos en forma de registros electrónicos o en medio magnético.
11. Los responsables de control de calidad conservarán una contramuestra del insumo, hasta la consumición total del mismo en el proceso.
* PRODUCCIÓN
En cada etapa de la producción deben concebirse y llevarse efectivamente a cabo, medidas dirigidas a garantizar la seguridad de uso del producto. En todo momento debería poder identificarse la pieza de un equipo, un instrumento, una materia prima, un material de empaque, un producto de limpieza o un documento.
Cualquier sustancia diferente a una materia prima o producto a granel no debe ni puede ser reunido con los ítems anteriormente citados, con el fin de evitar la contaminación.
Las empresas podrán efectuar las operaciones de producción en su propia planta o acudir a terceros.
1. Las instrucciones relativas a la elaboración deben estar disponibles al comienzo del proceso.
2. Antes de comenzar una nueva elaboración debe controlarse que la maquinaria se encuentre limpia y en buenas condiciones de operación. Por otro lado, no deben existir elementos pertenecientes a procesos anteriores.
3. Cada producto a ser manufacturado debe ser identificado de manera que en cada etapa del proceso, cada operador pueda encontrar la referencia para llevar a cabo los controles necesarios.
4. Es esencial la posesión de una fórmula única con un modo operativo para una cantidad y máquina específica asociada al mismo.
5. Es importante precisar datos y condiciones de:
a) Maquinaria necesaria para manufacturar,
b) Fórmula única.
c) Tamaño de lote.
d) Listado de materias primas intervinientes con número de lote y cantidad pesada.
e) Modo operativo detallado: secuencias de agregado, temperatura, velocidades de agitación, tiempos, proceso de transferencia, entre otros.
6. En las operaciones de llenado y empaque:
a) La preparación: consiste en identificar los materiales de empaque y el granel.
b) Llenado y empaque: antes de comenzar debe controlarse la correcta limpieza de los equipos, así como la ausencia de materiales correspondientes al llenado y empaque anterior. Debe verificarse, además, que las instrucciones del empaque, muestreo y controles estén disponibles antes de comenzar la operación.
6. Los productos a ser empaquetados deben estar claramente etiquetados sobre la línea, para asegurar su identificación.
7. No podrán efectuarse fabricaciones de cosméticos de diferente naturaleza (sólidos, semi-sólidos, líquidos, etc.) en áreas comunes en forma simultánea, con los mismos equipos. La naturaleza de las operaciones a efectuar en la planta, depende de los tipos de cosméticos que se elaboren, algunos de los cuales presentan requerimientos específicos.
8. Toda elaboración de lote/partida se inicia con una orden de producción que es copia fiel de la “fórmula maestra” vigente y cuyos términos son de estricto cumplimiento. Si eventualmente debe introducirse alguna modificación (materias primas, cantidades, técnicas, entre otros), la misma debe ser previamente aprobada por la dirección técnica, y debe quedar consignada en la orden de producción respectiva, con la justificación correspondiente y firma de los mismos responsables.
* Producción y Análisis por Contrato
Sea cual fuere el tipo de contrato, bien sea para el control de calidad, la fabricación total o parcial de un producto a granel, el llenado y empacado parcial o total de un producto, todas las operaciones de contratación se deben definir adecuadamente, a fin de obtener un producto de calidad conforme a los estándares. Para tal efecto, se debe hacer un convenio entre el contratante y el contratista para establecer la responsabilidad de cada una de las partes.
1. Es responsabilidad del contratante, evaluar la capacidad del contratista para llevar a cabo las operaciones adecuadas y asegurarse de que disponga, de los medios en su compañía (personal, instalaciones, maquinaria, aseguramiento de la calidad, entre otros). Si este es el caso, el contratante debe dar al contratista toda la información requerida, por ejemplo a través de un contrato escrito con detalles de las respectivas responsabilidades en las etapas pertinentes de la fabricación o el control de calidad.
2. El contratista debe respetar las condiciones y los términos formales preestablecidos. Debe prestar atención especial a los requerimientos técnicos que se han acordado. Debe facilitar todas las revisiones y auditorías que pueda requerir el contratante.
* GARANTÍA DE CALIDAD
* Operaciones de Control de Calidad
Por operaciones de control de calidad se entienden todas aquellas operaciones que se realizan durante la fabricación con miras al monitoreo del cumplimiento con la calidad.
1. Es responsabilidad del personal de laboratorio el control de los bienes que se reciben, tanto como el control de los productos terminados.
2. Es responsabilidad del personal de fabricación, el control en el proceso.
3. Tanto los laboratorios como el personal de fabricación, deben disponer de la siguiente información:
a) Especificaciones.
b) Procedimiento de muestreo.
c) Métodos de inspección y pruebas.
d) Límites de aceptación.
4. En lo que se refiere a la fabricación, se deben llevar a cabo controles como los siguientes:
a) Identificación (número de código interno, nombre comercial).
b) Número de lote y fecha.
5. Los resultados obtenidos se deben refrendar, emplear y registrar. Estos registros deben tener como mínimo la siguiente información:
a) Resultado de inspecciones, mediciones y chequeos, al igual que las observaciones de parte del personal que lleva a cabo las operaciones.
b) En el caso específico de aprobación, debe establecerse claramente la situación de rechazado, aprobado o pendiente.
c) Se puede utilizar cualquier tipo de sistema de registro, siempre y cuando los documentos puedan consultarse rápidamente, así como reproducirse y mantenerse en buenas condiciones.
6. Se deben guardar suficientes cantidades de muestras de cada lote usado, para permitir análisis completos; la misma condición se aplica a cada lote de productos terminados, que deben mantenerse en su empaque.
7. Las muestras identificadas deben almacenarse en áreas de acceso restringido, diseñadas especialmente para tal fin.
8. Para lograr un efectivo control de calidad en la fabricación, una empresa debe, entre otras cosas, ser capaz de reclutar personal con el conocimiento, la experiencia, la competencia y la motivación necesarias.
9. Es primordial identificar las necesidades de entrenamiento de personal en calidad, a cualquier nivel de la jerarquía y diseñar un plan de entrenamiento.
10. Teniendo en cuenta la habilidad y la experiencia de una sección del personal, se deben diseñar e implementar cursos de entrenamiento adaptados a sus trabajos y responsabilidades. En consecuencia, por ejemplo, el entrenamiento completo es esencial para todo el personal clave y el personal de fabricación, en relación con los métodos y la capacidad requerida para llevar a cabo diferentes operaciones (por ejemplo, el pesado, la mezcla, mantenimiento, higiene industrial, fabricación, chequeos en línea, entre otros).
* Sistema de Gestión de Calidad
Para alcanzar los objetivos que se ha fijado una compañía, ésta debe diseñar, establecer y mantener un sistema de calidad, el cual es adaptado a sus actividades y a la naturaleza de sus productos.
A nivel de producción, consta de un sistema completo incluyendo la estructura organizacional, las responsabilidades, los recursos disponibles, los procedimientos y los procesos, con el fin de implementar la gestión de calidad.
1. Se debe definir claramente la estructura organizacional, con el fin de entender la organización y el funcionamiento de la compañía.
2. Cada miembro del personal debe conocer sus responsabilidades y sus tareas específicas y debe ser capaz de encontrar su lugar dentro de la estructura.
3. La compañía debe poder depender de recursos adecuados y apropiados en cuanto a personal, a instalaciones y a maquinaria se refiere.
4. Cada empresa, de acuerdo al monto y diversidad de su producción, debe establecer una estructura organizacional y emplear al personal adecuado en los diferentes campos de actividad; ellos deben ser personas cuyo conocimiento, experiencia, competencia y motivación se adapten a las tareas y a las responsabilidades asignadas.
5. Las instalaciones se deben diseñar, construir o adaptar y mantener para satisfacer las condiciones exigidas por las actividades para las cuales fueron creadas. En particular la iluminación, temperatura, humedad y ventilación no deben afectar directa o indirectamente la calidad de los productos durante su fabricación o almacenamiento.
6. El equipo y la maquinaria deben ser colocados de forma que la movilización de materiales, la maquinaria y la gente no constituyan un posible riesgo para la calidad.
7. El mantenimiento del equipo y de la maquinaria se debe efectuar en forma eficiente para que puedan cumplir de forma efectiva el fin para el cual se crearon.
8. Cada compañía debe establecer su propio sistema de procedimientos e instrucciones de fabricación, teniendo en mente la naturaleza de su producción y la estructura organizacional que ha adoptado.
9. Los procesos utilizados en la fabricación deben ser perfeccionados previamente, antes de colocar cualquier producto en el mercado.
10. Se debe tener cuidado para que estos procesos sean implementados en condiciones controladas apropiadamente.
* Auditoría de Calidad
Las auditorías se deben efectuar de manera detallada e independiente, regularmente o cuando se soliciten, y las deben llevar a cabo personas competentes especialmente designadas. Estas auditorías pueden tener lugar bien en el sitio, o bien sea fuera del sitio de producción, en el punto de fabricación o de ubicación de los proveedores o los subcontratistas. Deben referirse al sistema de calidad en general.
* DOCUMENTACIÓN, ARCHIVO Y BIBLIOTECA
Los documentos son indispensables para evitar errores provenientes de la comunicación verbal. La administración de estos documentos debe seguir un procedimiento donde se indique:
– Persona responsable de la emisión.
– Persona(s) a la que va dirigido.
– Lugar y sistema de archivo de la documentación.
Si hubiera modificaciones en los procedimientos, deben mencionarse los motivos y la fecha de realización de dichas modificaciones.
1. La empresa debe poseer documentación acerca de los procedimientos de:
a) Muestreo de materias primas y materiales de empaque.
b) Procesos de manufactura como métodos de llenado y empaque; métodos de inspección de máquinas y equipos.
c) Limpieza y desinfección de máquinas utilizadas durante la manufactura.
d) Acciones a llevar a cabo antes de comenzar una operación de producción.
e) Medidas a tomar y métodos a seguir en caso de no conformidad de materias primas, componentes, graneles, productos terminados.
f) Calibración de instrumentos de medición.
g) Reclamos.
3. Para una manufactura adecuada, es esencial mantener reglas documentadas y precisas para todas las operaciones. Estas deberían ofrecer una descripción detallada de las operaciones para elaborar un cierto producto.
4. Deben establecerse reglas de procesamiento y envasado para cada producto o grupo de productos.
5. Las especificaciones deben describir los requerimientos que deben cumplir las materias primas, materiales de empaque, graneles, semi-terminados y productos terminados.
6. Las especificaciones deben precisar los siguientes detalles:
a) Número interno o identificación adoptada por la compañía.
b) Requerimientos cualitativos (químicos, físicos, microbiológicos) y cuantitativos para la aceptación.
c) Fecha posibles controles.
d) Referencia de métodos utilizados.
7. Ante un incidente de calidad, debe poder llevarse a cabo una investigación eficiente. Para ello es esencial registrar los datos de procesos y empaque de cada lote.
8. El desarrollo de un sistema de asociación entre los documentos establecidos, concernientes a las diferentes operaciones de manufactura, así como las operaciones de control ligadas a todos los diferentes materiales, debería permitir el rastreo del lote.
9. Se deben realizar operaciones de registro y supervisión en cada fase de producción. Estas operaciones pueden consistir en:
a) Las mediciones y pruebas realizadas durante la fabricación y el empaquetado.
b) Los datos obtenidos de los equipos automatizados de procesamiento y verificación.
c) Los comentarios y observaciones que el personal de procesamiento y empaquetado formule durante la producción.
10. Los documentos pueden conservarse juntos en un mismo lugar o en los distintos departamentos pertinentes, para fines de consulta.
11. Las empresas podrán tener registros electrónicos, medios magnéticos u otro, como medio y sistema de documentación.
12. La empresas mantendrán la documentación legalmente exigible, por la legislación de cada País Miembro.
13. Los procedimientos los fija la empresa en función de la naturaleza de su producción y de su estructura organizacional. Los mismos deben describir detalladamente, operaciones, precauciones y medidas a aplicar en las diferentes actividades productivas.
* EDIFICACIONES E INSTALACIONES
La construcción, adecuación y el mantenimiento deben ser acordes a las necesidades propias de la actividad. La iluminación, temperatura, humedad, ventilación, no deben afectar directa o indirectamente la calidad del producto, durante su manufactura o puesta en stock.
1. Los locales deben estar limpios y ordenados.
2. En las áreas de producción no debe haber personas ajenas a las mismas.
3. Las plantas cosméticas deben disponer de áreas específicas y separadas para las diferentes actividades que se realizan en ellas, a saber:
– Fabricación
– Acondicionamiento y empaque
– Control de calidad
– Almacenes y despachos
4. Las áreas destinadas a la elaboración de cosméticos se dedicarán exclusivamente a dicho fin. Podrán contemplarse excepciones para productos afines, previa autorización de la autoridad sanitaria competente.
5. Los drenajes deben tener un tamaño adecuado y estar directamente conectados a los ductos de desagüe impidiendo el retrosifonaje con los elementos necesarios. Además, los drenajes deben estar convenientemente protegidos, especialmente aquellos ubicados en las áreas de fabricación.
6. Deberá garantizarse el adecuado manejo de los desechos de acuerdo con las normas de control ambiental.
7. Tanto los vestuarios como los baños deben estar instalados cerca de las zonas de trabajo, convenientemente separados de las áreas de manufactura. Serán exclusivamente destinados al aseo y cambio de ropa del personal. Estarán adecuadamente ventilados y dotados de los servicios necesarios.
8. Todas las áreas donde exista peligro de contaminación por contacto o proyección de líquidos, deberán contar con instalaciones de duchas y piletas lava ojos, para el inmediato tratamiento de accidentes del personal.
9. Según el grado de contaminación a que sean susceptibles las áreas de producción, se clasifican en dos grandes grupos:
Zonas Negras: salas de entrada y de recepción, vestuarios y baños, talleres de mantenimiento, comedor, almacenes y oficinas.
Zonas Grises: Areas de fabricación y de envase.
Tal calificación se establece a efectos de extremar las precauciones para evitar la contaminación de productos, siendo las zonas grises las de mayor exigencia en la aplicación de medidas de reducción del riesgo sanitario.
lunes, 10 de agosto de 2009
GUIA 1.5 MEDIOS DE PAGO EN EL PUNTO DE VENTA
MEDIOS DE PAGO
*TARJETAS DEBITO Y CREDITO:son tarjetas bancarias plasticas con
una banda magnetica usadas para extraer dinero
de los cajeros automaticos y para pagar compras en
las cuales recibas estas tarjetas.
*TARJETA DEBITO:con esta tarjeta podemos comprar cosas
dependiendo del dinero que tengamos en la cuenta.
*TARJETA CREDITO:con esta tarjeta lo que hacemos es pedir un
prestamo y pagarlo en cuotas determinadas
pede ser en la que nos quede mas facil pagar
pero las mas utilizadas son de 12,24,36 y 48
cuotas menuales.
claro esta que un prestamo solo lo hacen a una
persona que este trabajando y tenga medios de
pagar.
*CHEQUES:es un (titulo valor) documento donde se autoriza a una
persona para retirar de una cuenta una cierta
cantidad de dinero sin necesidad que la persona que
autorize el cheque este presente, pero para que el cheque
pueda ser reclamado debe haber el saldo suficiente en la
cuenta y debe estar firmado por la persona que ofrece el
cheque aparte otros datos.
*TARJETAS DEBITO Y CREDITO:son tarjetas bancarias plasticas con
una banda magnetica usadas para extraer dinero
de los cajeros automaticos y para pagar compras en
las cuales recibas estas tarjetas.
*TARJETA DEBITO:con esta tarjeta podemos comprar cosas
dependiendo del dinero que tengamos en la cuenta.
*TARJETA CREDITO:con esta tarjeta lo que hacemos es pedir un
prestamo y pagarlo en cuotas determinadas
pede ser en la que nos quede mas facil pagar
pero las mas utilizadas son de 12,24,36 y 48
cuotas menuales.
claro esta que un prestamo solo lo hacen a una
persona que este trabajando y tenga medios de
pagar.
*CHEQUES:es un (titulo valor) documento donde se autoriza a una
persona para retirar de una cuenta una cierta
cantidad de dinero sin necesidad que la persona que
autorize el cheque este presente, pero para que el cheque
pueda ser reclamado debe haber el saldo suficiente en la
cuenta y debe estar firmado por la persona que ofrece el
cheque aparte otros datos.
sábado, 25 de julio de 2009
GUIA N.4 seguridad en el punto de venta
INTRODUCCION
En este trabajo hablaremos sobre la importancia de la seguridad en un negocio. Sobre lo importante que es el uso de las diferentes normas de seguridad en formatos comerciales, encontraremos estrategias de primeros auxilios básicos, prevención y control básico de incendios, técnicas de evacuación, elementos de seguridad, etc.
OBJETIVOS
-Aclarar todas las dudas que se tengan sobre todo lo relacionado con seguridad en formatos comerciales.
-Aprenderemos la importancia de los primeros auxilios en caso de emergencia.
-Conoceremos elementos básicos de prevención y control de incendios.
-Estudiaremos técnicas de evacuación para posibles eventos
-Mostraremos los diferentes elementos de seguridad requeridos en el negocio.
SEGURIDAD EN EL PUNTO DE VENTA
Sistemas de Alarma y Evacuación
La función primordial de la alarma de incendio es salvar Vidas. Su fin secundario es el de disminuir las pérdidas materiales. Cuando el Incendio es descubierto en sus etapas iníciales se asegura la evacuación inmediata del personal y la llegada con prontitud del cuerpo de bomberos al lugar del incendio.
-Existen diferentes formas de lograr la comunicación ante emergencias, de entre ellas destacamos:
- TELÉFONO: permite informar a las diferentes organizaciones de seguridad, Para evitar pérdidas de tiempo, los números necesarios deben encontrarse bien visibles y cerca del aparato telefónico.
- ALARMA. La existencia de sistemas de alarma hace más fácil comunicar una emergencia.
- SEÑALES: los sistemas de alarma cuentan con tableros indicadores colocados en lugares estratégicos que avisan en forma visual, sobre una emergencia y el sitio donde ésta ocurre.
-Las escaleras son un medio de escape utilizable ante un incendio u otro accidente, En caso de incendio se debe preferentemente bajar las escaleras, no subirlas. Recuerde que el fuego y el humo suben. En cada caso, además de las salidas de emergencia habituales, deben preverse salidas de emergencia alternativas.
-Las rutas y medios de escape, deben estar señalizados mediante carteles, flechas indicadoras fácilmente visibles, que orienten la evacuación de todas las personas, ante una emergencia.
PRIMEROS AUXILIOS BASICOS
Son los cuidados o la ayuda inmediata, temporal y necesaria que se le da a una persona que ha sufrido un accidente, enfermedad o agudización de esta hasta la llegada de un médico o profesional paramédico que se encargará, solo en caso necesario, del trasladado a un hospital tratando de mejorar o mantener las condiciones en las que se encuentra.
Pasos que se deben tener en cuenta en caso de emergencia de primeros auxilios:
• Tener el primer contacto con el lesionado.
• Pedir ayuda porque no siempre se puede trabajar adecuadamente solo.
• Realizar la evaluación primaria del paciente. (Revise)
• Solicitar el apoyo de los cuerpos de emergencia adecuados. (Llame)
• Liberar la vía aérea. (Atienda)
• En caso necesario iniciar Reanimación Cardiopulmonar (básico).
• Dar datos del padecimiento o atención a los servicios de Emergencia al llegar.
Es muy importante la rapidez con la que el paciente reciba una atención adecuada. Ya que de esto la magnitud del daño, y el pronóstico de supervivencia
El paro cardiorespiratorio es la interrupción repentina y simultánea de la respiración y el funcionamiento del corazón. En determinadas circunstancias, puede producirse un paro respiratorio y el corazón funcionará durante 3 a 5 minutos, luego sobreviene el paro cardíaco.
CONTROL BASICO DE INCENDIOS
La extinción del fuego esta basada en la interrupción de uno o más factores de los elementos esenciales en los elementos de combustión.
La forma más común y el medio más utilizado es la aplicación del agua, sobre todo cuando se trata de materiales combustibles sólidos tales como madera, tela y papel, etc.
En algunos casos el incendio puede ser extinguido eficientemente con la remoción de la fuente de combustible. Cuando se involucran gases lo más conveniente son cerrar las válvulas.
También puede ser extinguido el fuego con la disolución del oxigeno esto se logra bajando la concentración de oxigeno en el área del fuego lo mas común es utilizar un gas inerte como el bióxido de carbono este por ser mas pesado que el aire lo desplaza bajando la concentración de oxigeno en un 14% lo que hace imposible la continuidad del fuego. Pero al momento de utilizarlo puede ser letal para las personas que se encuentren allí y es recomendable utilizar elementos de protección (careta de oxigeno).
TECNICAS DE EVACUACION
-Siga las instrucciones del personal del Centro.
-Abandone la habitación, cerrando puertas y ventanas.
-Si hay humo tápese nariz y boca con un pañuelo (a ser posible húmedo).
-Si el humo es abundante camine agachado.
-Diríjase a la salida practicable más próxima.
-Nunca utilice los ascensores.
-Salga deprisa pero con calma
.
-No lleve consigo objetos personales
Si las salidas de emergencia están bloqueadas:
-Permanezca en la habitación colocando ropas húmedas en las ranuras de las puertas.
-Hágase ver por la ventana.
Al finalizar la acción de formación los participantes estarán en capacidad de manejar de forma segura y coordinada, el desalojo de personal de la instalación en caso de ocurrir cualquier evento que amerite la evacuación del sitio siguiendo la normativa y procedimientos internacionales.
ELEMENTOS DE SEGURIDAD
Mochilas de escape Tenga una mochila de escape para cada persona en su hogar en caso de que tenga que evacuar debido a un incendio. Si tiene que evacuar, tome su mochila y abandone el lugar.
Adultos
-- Linterna, baterías o luces de bengala -- Radio portátil y baterías -- Dinero (monedas y billetes) -- Teléfono celular (y cargador) -- Mascarillas para el polvo o humo -- Silbato (para en caso de estar atrapado) -- Números telefónicos de emergencia, número del contacto fuera del estado -- Lista de personas a quienes notificar en caso de estar lesionado -- Copias de documentos importantes: documentos del seguro, ID, seguridad social, expediente médico, etc. -- Mapa de caminos para buscar rutas alternas -- Extintores en caso de incendio
--Botiquín de primeros auxilios
Generalmente nunca cumplimos con estas cosas que se requieren, que son las medidas mínimas de prevención que deberíamos tener en cuenta no solo en locales comerciales, en el colegio o en el trabajo sino también en nuestras casas. Nosotros tomamos medidas preventivas solo porque nos obligan más no porque lo tengamos en conciencia.
Esto es lo que entendi de la guia cuatro
En este trabajo hablaremos sobre la importancia de la seguridad en un negocio. Sobre lo importante que es el uso de las diferentes normas de seguridad en formatos comerciales, encontraremos estrategias de primeros auxilios básicos, prevención y control básico de incendios, técnicas de evacuación, elementos de seguridad, etc.
OBJETIVOS
-Aclarar todas las dudas que se tengan sobre todo lo relacionado con seguridad en formatos comerciales.
-Aprenderemos la importancia de los primeros auxilios en caso de emergencia.
-Conoceremos elementos básicos de prevención y control de incendios.
-Estudiaremos técnicas de evacuación para posibles eventos
-Mostraremos los diferentes elementos de seguridad requeridos en el negocio.
SEGURIDAD EN EL PUNTO DE VENTA
Sistemas de Alarma y Evacuación
La función primordial de la alarma de incendio es salvar Vidas. Su fin secundario es el de disminuir las pérdidas materiales. Cuando el Incendio es descubierto en sus etapas iníciales se asegura la evacuación inmediata del personal y la llegada con prontitud del cuerpo de bomberos al lugar del incendio.
-Existen diferentes formas de lograr la comunicación ante emergencias, de entre ellas destacamos:
- TELÉFONO: permite informar a las diferentes organizaciones de seguridad, Para evitar pérdidas de tiempo, los números necesarios deben encontrarse bien visibles y cerca del aparato telefónico.
- ALARMA. La existencia de sistemas de alarma hace más fácil comunicar una emergencia.
- SEÑALES: los sistemas de alarma cuentan con tableros indicadores colocados en lugares estratégicos que avisan en forma visual, sobre una emergencia y el sitio donde ésta ocurre.
-Las escaleras son un medio de escape utilizable ante un incendio u otro accidente, En caso de incendio se debe preferentemente bajar las escaleras, no subirlas. Recuerde que el fuego y el humo suben. En cada caso, además de las salidas de emergencia habituales, deben preverse salidas de emergencia alternativas.
-Las rutas y medios de escape, deben estar señalizados mediante carteles, flechas indicadoras fácilmente visibles, que orienten la evacuación de todas las personas, ante una emergencia.
PRIMEROS AUXILIOS BASICOS
Son los cuidados o la ayuda inmediata, temporal y necesaria que se le da a una persona que ha sufrido un accidente, enfermedad o agudización de esta hasta la llegada de un médico o profesional paramédico que se encargará, solo en caso necesario, del trasladado a un hospital tratando de mejorar o mantener las condiciones en las que se encuentra.
Pasos que se deben tener en cuenta en caso de emergencia de primeros auxilios:
• Tener el primer contacto con el lesionado.
• Pedir ayuda porque no siempre se puede trabajar adecuadamente solo.
• Realizar la evaluación primaria del paciente. (Revise)
• Solicitar el apoyo de los cuerpos de emergencia adecuados. (Llame)
• Liberar la vía aérea. (Atienda)
• En caso necesario iniciar Reanimación Cardiopulmonar (básico).
• Dar datos del padecimiento o atención a los servicios de Emergencia al llegar.
Es muy importante la rapidez con la que el paciente reciba una atención adecuada. Ya que de esto la magnitud del daño, y el pronóstico de supervivencia
El paro cardiorespiratorio es la interrupción repentina y simultánea de la respiración y el funcionamiento del corazón. En determinadas circunstancias, puede producirse un paro respiratorio y el corazón funcionará durante 3 a 5 minutos, luego sobreviene el paro cardíaco.
CONTROL BASICO DE INCENDIOS
La extinción del fuego esta basada en la interrupción de uno o más factores de los elementos esenciales en los elementos de combustión.
La forma más común y el medio más utilizado es la aplicación del agua, sobre todo cuando se trata de materiales combustibles sólidos tales como madera, tela y papel, etc.
En algunos casos el incendio puede ser extinguido eficientemente con la remoción de la fuente de combustible. Cuando se involucran gases lo más conveniente son cerrar las válvulas.
También puede ser extinguido el fuego con la disolución del oxigeno esto se logra bajando la concentración de oxigeno en el área del fuego lo mas común es utilizar un gas inerte como el bióxido de carbono este por ser mas pesado que el aire lo desplaza bajando la concentración de oxigeno en un 14% lo que hace imposible la continuidad del fuego. Pero al momento de utilizarlo puede ser letal para las personas que se encuentren allí y es recomendable utilizar elementos de protección (careta de oxigeno).
TECNICAS DE EVACUACION
-Siga las instrucciones del personal del Centro.
-Abandone la habitación, cerrando puertas y ventanas.
-Si hay humo tápese nariz y boca con un pañuelo (a ser posible húmedo).
-Si el humo es abundante camine agachado.
-Diríjase a la salida practicable más próxima.
-Nunca utilice los ascensores.
-Salga deprisa pero con calma
.
-No lleve consigo objetos personales
Si las salidas de emergencia están bloqueadas:
-Permanezca en la habitación colocando ropas húmedas en las ranuras de las puertas.
-Hágase ver por la ventana.
Al finalizar la acción de formación los participantes estarán en capacidad de manejar de forma segura y coordinada, el desalojo de personal de la instalación en caso de ocurrir cualquier evento que amerite la evacuación del sitio siguiendo la normativa y procedimientos internacionales.
ELEMENTOS DE SEGURIDAD
Mochilas de escape Tenga una mochila de escape para cada persona en su hogar en caso de que tenga que evacuar debido a un incendio. Si tiene que evacuar, tome su mochila y abandone el lugar.
Adultos
-- Linterna, baterías o luces de bengala -- Radio portátil y baterías -- Dinero (monedas y billetes) -- Teléfono celular (y cargador) -- Mascarillas para el polvo o humo -- Silbato (para en caso de estar atrapado) -- Números telefónicos de emergencia, número del contacto fuera del estado -- Lista de personas a quienes notificar en caso de estar lesionado -- Copias de documentos importantes: documentos del seguro, ID, seguridad social, expediente médico, etc. -- Mapa de caminos para buscar rutas alternas -- Extintores en caso de incendio
--Botiquín de primeros auxilios
Generalmente nunca cumplimos con estas cosas que se requieren, que son las medidas mínimas de prevención que deberíamos tener en cuenta no solo en locales comerciales, en el colegio o en el trabajo sino también en nuestras casas. Nosotros tomamos medidas preventivas solo porque nos obligan más no porque lo tengamos en conciencia.
Esto es lo que entendi de la guia cuatro
sábado, 18 de julio de 2009
este trabajo es enviado por cristian y arvey
CONDICIONES DE CRÉDITO
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total.
Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.
Nivel óptimo La empresa debe determinar cual es el nivel óptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.
También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga.
Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades.
El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios.
Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.
Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.
Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.
Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros.
El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.
Periodo de crédito Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
POLÍTICAS DE COBRO
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así loas ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
CARTAS
Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así loas ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación.
Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
LLAMADAS TELEFÓNICAS:
Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
UTILIZACIÓN DE AGENCIAS DE COBROS:
Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.
PROCEDIMIENTO LEGAL:
Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros.
El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
Así terminamos este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar, que como ya se explicó en los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del área financiera y contable.
DE: CRISTIAN Y ARVEY
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total.
Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.
Nivel óptimo La empresa debe determinar cual es el nivel óptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.
También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga.
Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades.
El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios.
Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.
Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.
Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.
Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros.
El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.
Periodo de crédito Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
POLÍTICAS DE COBRO
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así loas ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
CARTAS
Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así loas ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación.
Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
LLAMADAS TELEFÓNICAS:
Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
UTILIZACIÓN DE AGENCIAS DE COBROS:
Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.
PROCEDIMIENTO LEGAL:
Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros.
El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
Así terminamos este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar, que como ya se explicó en los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del área financiera y contable.
DE: CRISTIAN Y ARVEY
La cuenta
Definición de cuenta
Cuenta es el elemento base de la contabilidad y en los servicios de pago Estas se utiliza para el manejo de transacciones de toda empresa ala codificación de los valores que posee la empresa estos representan bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada.
Hay una cuenta la cual es llamada cuenta T en la cual se encuentra estructurada con dos variables que son debito que esta ubicada en la parte izquierda y crédito en la parte derecha de la estructura otras son como patrimonio y gestión la cual se encuentra en el balance de la empresa
La importancia de las cuentas es por que podemos tener una mejor organización y balance en la empresa o establecimiento
Un tipo muy común de cuenta son las cuentas Corrientes, estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la define solamente el hecho de si son cuentas de Patrimonio o de Gestión, y más aún dentro de las clasificaciones anteriores es su ubicación específica dentro del estado financiero lo que define su naturaleza, no olvidemos son cuentas que pueden ser deudoras o acreedoras.
Los tipos de cuentas son
*caja el dinero que se guarda para el gasto diario
*banco cuenta corriente o de ahorros
*crédito es una tarjeta que le permite tener balances continuos
*capital, disponible para anotar cosas de valor que no salen de la caja
*fondos mutuales se dan con el propósito de dar a cambio de recibir ganancias
*equidad se usa para guardad o almacenar balances abiertos
De Magda salamanca y Jennifer chitiva
Definición de cuenta
Cuenta es el elemento base de la contabilidad y en los servicios de pago Estas se utiliza para el manejo de transacciones de toda empresa ala codificación de los valores que posee la empresa estos representan bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada.
Hay una cuenta la cual es llamada cuenta T en la cual se encuentra estructurada con dos variables que son debito que esta ubicada en la parte izquierda y crédito en la parte derecha de la estructura otras son como patrimonio y gestión la cual se encuentra en el balance de la empresa
La importancia de las cuentas es por que podemos tener una mejor organización y balance en la empresa o establecimiento
Un tipo muy común de cuenta son las cuentas Corrientes, estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la define solamente el hecho de si son cuentas de Patrimonio o de Gestión, y más aún dentro de las clasificaciones anteriores es su ubicación específica dentro del estado financiero lo que define su naturaleza, no olvidemos son cuentas que pueden ser deudoras o acreedoras.
Los tipos de cuentas son
*caja el dinero que se guarda para el gasto diario
*banco cuenta corriente o de ahorros
*crédito es una tarjeta que le permite tener balances continuos
*capital, disponible para anotar cosas de valor que no salen de la caja
*fondos mutuales se dan con el propósito de dar a cambio de recibir ganancias
*equidad se usa para guardad o almacenar balances abiertos
De Magda salamanca y Jennifer chitiva
EMPANADILLAS
CONTROL
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos .
ARQUEO
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos .
ARQUEO
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
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